Systemy ERP – ich znaczenie w optymalizacji pracy przedsiębiorstwa – optymalizacja działań i kosztów to priorytet każdej firmy – jest to sekret skutecznego zarządzania, a przede wszystkim efektywnego osiągania celów. Do tego potrzeba jednak doskonałej organizacji pracy i systemu, który pomoże zarządzać wszystkimi poziomami działalności przedsiębiorstwa. Tu z pomocą przychodzą systemy ERP, które stają się obecnie praktycznie niezastąpionym elementem każdej większej firmy, znacznie ułatwiając pracę i pozwalając utrzymać wszystko pod kontrolą. Dla kogo taki system nadaje się najbardziej, i czym ten system właściwie jest?
Co to jest system ERP?
Mówiąc w dużym skrócie, system ERP to nic innego jak oprogramowanie do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem. Skrót „ERP” pochodzi z ang. „enterprise resources planning”, czyli planowanie zasobów w przedsiębiorstwie. Obecnie funkcjonujące na rynku systemy ERP są nowoczesnymi wersjami tych, które powstawały jako pierwsze tuż pod II Wojnie Światowej, a przez tyle lat zdążyły zostać ulepszone na tyle, by obecnie zastępować nawet kilka systemów jednocześnie. Obejmuje kontrolę i zarządzanie najważniejszymi zasobami i procesami w niemal każdym obszarze biznesowym przedsiębiorstwa, m.in.: sprzedaż, finanse, księgowość, magazyn, kadry, zaopatrzenie, produkcja i wiele innych. Wielofunkcyjność tego systemu sprawia, że przedsiębiorstwa praktycznie z każdej dziedziny gospodarki są w stanie wdrożyć je wedle własnych potrzeb, usprawniające tym samym wewnętrzne procesy i działania. Największym wyróżnikiem jaki oferują systemy ERP w porównaniu np. z innymi na rynku jest to, że działają one na jednej bazie danych. Oznacza to w praktyce, że w momencie wprowadzenia do systemu baz danych np. klientów i kontrahentów, dostęp do nich zyskują praktycznie wszyscy pracownicy bez względu na dział w którym działają, mogąc pracować z ich użyciem adekwatnie do swoich obowiązków.
Korzystanie z systemu ERP – korzyści
Coraz więcej firm decyduje się na systemy ERP, wdrażając je stopniowo w swoje struktury. Wymierne korzyści jakie płyną z korzystania z tego oprogramowania znajdują potwierdzenie w licznych opiniach klientów, którzy już się na to zdecydowali. Okazuje się, że system może mieć wpływ na optymalizację kosztów związanych m.in. z papierową dokumentacją, drukowaniem, jak również paliwem w ramach podróży służbowych. Również procesy komunikacji stają się o wiele bardziej efektywne, ponieważ jedna informacja umieszczona w systemie ERP jest natychmiast widoczna dla wszystkich dedykowanych użytkowników, co znacznie przyspiesza jej obieg. Systemy ERP doskonale radzą sobie również z przetwarzaniem danych i wspomagają użytkowników w momencie konieczności sporządzenia analizy czy raportów przydatnych dla kierownictwa. Dodatkowo warto zwrócić uwagę, że system wdrożony do firmy o skomplikowanych i różnorodnych strukturach znacznie wspomoże księgowość w dokonywaniu najróżniejszych procesów księgowych, finansowych, podatkowych i rozliczeniowych względem obowiązujących podatków, jak również systematyzuje wypłatę wynagrodzeń . Dodatkowo pozwala przejrzyście analizować wszelkie wydatki, co na pewno doceni każdy właściciel firmy. To oprogramowanie zdecydowanie poleca się przedsiębiorcom, którym zależy na maksymalnej optymalizacji pracy swojej jak i pracowników, ale przede wszystkim lubi ład i porządek – wybrany system ERP to właśnie użytkownikom oferuje. Powyżej opisane korzyści z użytkowania systemu są najczęstszymi zaletami, jakie wskazują obecnie przedsiębiorcy – warto wypróbować to we własnym zakresie!
Jak wybrać idealny system ERP?
Mimo dużej uniwersalności i łatwości przystosowania systemów ERP w przedsiębiorstwach, wiele z nich różni się pod kątem specjalizacji, jaką zajmuje się dana firma. Dla przykładu, inne oprogramowanie sprawdzi się w przedsiębiorstwach nastawionych stricte na obsługę klienta i sprzedaż bezpośrednią, inny natomiast będzie dobry dla firm produkcyjnych, które cenią łatwą kontrolę i planowanie procesu produkcji, jak również zagadnień odnośnie technologii i zapotrzebowania materiałowego. Dlatego pierwszym i podstawowym krokiem przy wyborze idealnego systemu ERP będzie określenie indywidualnych potrzeb i celów naszego przedsiębiorstwa, w których sporządzeniu z pewnością pomoże ekspert zajmujący się pomocą przy wdrażaniu i wyborze oprogramowania, kiedy zgłosimy się bezpośrednio do firmy oferującej systemy ERP. Na uwagę zasługują również funkcjonalności, jakie oferuje dany system, a do wyboru jest co najmniej kilkadziesiąt, dodatkowo każde oprogramowanie dedykowane dla określonej grupy odbiorców może różnić się od klasycznych wersji. Wszystko to zostało sporządzone z myślą o klientach, którym zależy na spersonalizowaniu oprogramowania najlepiej, jak to możliwe. Jeżeli przedsiębiorca chce maksymalnie ułatwić i usprawnić działanie swojej firmy, a brak mu poczucia pełnej kontroli nad wewnętrznymi procesami w firmie, zdecydowanie powinien rozważyć wdrożenie systemu ERP w swojej działalności. To wybór co najmniej na kilka lat, dlatego przed podjęciem ostatecznej decyzji warto dokładnie zastanowić się, jak również skonsultować ze specjalistą.
